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Les obligations d’une entreprise à l’embauche d’un salarié

par Mathilde dufour
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Le management d’une entreprise vous invite à recruter des salariés pour accomplir des tâches spécifiques relatives à son activité. Pour cela, il faut procéder au recrutement. C’est une mission qui génère des formalités à effectuer, des tâches à faire et des coûts à payer. De plus, il y a un certain nombre d’obligations auxquelles l’employeur est soumis.

Pour vous aider à embaucher vos salariés dans les règles, découvrez les étapes déterminantes de cette mission ainsi que les obligations à respecter.

La préparation de l’embauche d’un salarié

La démarche primordiale consiste à déterminer les besoins et les moyens de votre entreprise. Dans son offre de comptabilité en ligne, le cabinet d’expert-comptable peut vous aider dans l’analyse de vos moyens financiers pour déterminer le montant du salaire que vous pourrez offrir. Il vous aide à anticiper le coût du salarié (salaires, charges patronales, coûts de formation…).

Dans sa mission sociale, le cabinet d’expert-comptable vous assiste aussi dans toutes les obligations sociales de votre entreprise. Son aide vous permet de respecter les lois en vigueur tout en continuant sereinement à vous concentrer sur le cœur de votre métier. Vous pouvez lui déléguer les tâches importantes telles que :

  • Les déclarations auprès des organismes chargés de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales.
  • La rédaction, en bonne et due forme, des documents relatifs à l’obligation sociale (contrat de travail, bulletins de salaire, arrêt maladie, fin de contrat…).
  • La vérification de la conformité des éléments de paie, l’assistance en cas de contrôle de l’Urssaf, etc.

La rédaction d’une offre d’emploi légale

Si vous avez opté pour la publication d’une offre d’emploi, vous devez respecter quelques dispositions légales. Le non-respect de ces dernières peut invalider l’offre et expose l’auteur à des sanctions pénales. À titre d’exemple, l’employeur qui a commis une discrimination à l’embauche risque une peine de 3 ans d’emprisonnement et d’une amende de 45?000 €.

Voici les dispositions à respecter pour la rédaction d’une offre d’emploi :

  • Rédigez votre offre d’emploi en langue française ;
  • Datez vos offres (date de publication, date limite pour la candidature…) ;
  • Votre offre doit être gratuite (il est interdit de vendre des offres d’emploi ou d’exiger une somme d’argent de la part des postulants) ;
  • Évitez de diffuser des informations erronées ou susceptibles d’induire un candidat en erreur ;
  • Évitez les mentions à caractères discriminatoires tels que l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, la situation familiale, les opinions religieuses, etc. ;
  • N’oubliez pas les mentions obligatoires (intitulé de poste, description du poste, localisation du poste, expérience requise pour le poste, type de contrat…).

La déclaration préalable à l’embauche

La déclaration préalable à l’embauche ou DPAE est un document qui sert à informer l’Urssaf du recrutement d’un salarié. Elle est obligatoire et doit être effectuée dans les 8 jours précédant l’arrivée du nouveau salarié (période d’essai comprise). Il faut le faire auprès de l’Urssaf dont dépend votre entreprise. C’est l’Urssaf qui transmet la déclaration à tous les autres organismes concernés par votre recrutement : l’Insee, Pôle Emploi, la DDTEFP, la CRAM, le service de santé au travail.

Pour alléger vos contraintes administratives, vous pouvez confier vos dpae à l’expert-comptable. C’est aussi le cas de la DSN (déclaration sociale nominative), une déclaration que vous devez effectuer tous les mois pour le compte du salarié recruté. Vous économisez davantage de temps et d’argent si vous optez pour un cabinet comptable en ligne.

La DPAE est une déclaration qui permet d’effectuer en une seule fois les formalités liées à l’embauche :

  • Immatriculation de l’entreprise au régime de la Sécurité sociale lorsqu’il s’agit de l’embauche du premier salarié.
  • Immatriculation du salarié concerné à la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM)
  • Affiliation de l’employeur et du salarié au régime d’assurance chômage.
  • Adhésion à un service de santé au travail, accompagnée d’une demande de visite médicale pour le salarié.
  • Établissement anticipé de la liste des salariés embauchés en vue de la Déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Les autres formalités obligatoires relatives à l’embauche

L’employeur est aussi tenu d’effectuer quelques démarches consécutivement à l’embauche de salarié :

  • La remise d’une copie de la DPAE au salarié concerné ;
  • Déclaration sociale nominative (DSN) auprès de net-entreprises.fr ;
  • L’inscription de la personne embauchée au registre unique du personnel de l’entreprise ;
  • Relevé mensuel de contrat de travail conclu ou rompu, à adresser à la DARES (Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques) ;
  • Affichage sur le lieu de travail des informations concernant les conventions collectives, les règlements intérieurs, les consignes de sécurité.
  • Affichage des coordonnées de l’inspection de travail et de celles du service d’information sur le harcèlement et les discriminations.

Voilà les différentes obligations que vous devez respecter à chaque embauche d’un nouveau salarié. À cela s’ajoutent vos obligations contractuelles telles que le versement de salaire.

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